Eines zum besseren Verständnis vorab: Wir, die MOEX Logistic Limited sind ein seit Jahren auf hohem Niveau tätiges Mietwagen- und Speditionsunternehmen. Unsere Mitarbeiter sind alle im täglichen Geschäft dieser Branche tätig. Das MOEX - CHECKIN Buchungssystem wurde von einem Softwareunternehmen nach unseren Vorgaben programmiert. Unsere Mitarbeiter finden Sie häufiger auf der Autobahn oder auf den Flughäfen als am Schreibtisch vor dem PC. Wir arbeiten mit diesem System als Werkzeug, nicht als Selbstzweck.

Wir haben allen unseren Firmenkunden für unser System entsprechende Zugänge eingerichtet. Momentan buchen 12 Firmen mit insgesamt 55 Sekretariaten auf unserem System. Bei eingehenden Buchungen sieht man in der Fahrtenliste auf dem Bildschirm sofort alle relevanten Informationen nach Fahrtdatum und Uhrzeit sortiert. Bestimmte Informationen werden per Symbol dargestellt was die Schnellübersicht erleichtert. So ist z.B. das Zeichen für einen VIP-Fahrgast ein goldener Stern, Selbstzahler werden durch Münzen und Scheine angezeigt, wenn Zusatzinformationen eingegeben wurden erkennt man dies an einen “i” Symbol. Geht man mit der Maus über dieses Symbol werden die Informationen angezeigt. Auf dem Ausdruck sind dann die Informationen selbstverständlich vollständig enthalten.

Geht eine neue Buchung ein wird ein Status “gebucht” angezeigt. Wenn Kapazitäten frei sind wird die Fahrt von unserer Disposition mit einem Klick bestätigt und der Kunde erhält eine Bestätigungsmail. Dadurch ändert sich der Status in “bestätigt”. Bei nachträglichen Änderungen entsprechend. Dies verringerte Falschbuchungen oder die Anrufe “ ich hatte den Wagen auf 10:00 Uhr und nicht auf 9:00 Uhr bestellt” vom ersten Tag an auf 0.

Jeder unserer Fahrer hat einen Zugang zum System mit dem er “seine” Fahrten anzeigen und ausdrucken kann. So kann jeder auch nach einer späten Fahrt entweder von Zuhause oder per Handy nachschauen ob sich an den Fahrten die ihn am nächsten Tag betreffen etwas geändert hat. Das erspart nächtliche Anrufe oder SMS beim Fahrer.

In der Regel geben wir allen Fahrern eine komplette Fahrtenliste mit damit jeder sehen kann wo seine Kollegen gerade sind. Daraus kann er sehen ob dieser einen Fahrgast an Bord hat und er in nicht ganz so wichtigen Sachen anrufen kann oder nicht. Auch Anrufe wie “Achtung, Abstandsmessung auf der A8 in Richtung ... auf der Brücke ...” lassen sich viel gezielter absetzen! ;-)

Hat ein Fahrer Wartezeit die berechnet werden kann trägt er diese auf seinem Fahrdatenblatt ein und gibt diese dann entweder im Büro oder von Zuhause aus in das System ein. Da wir nach dieser Liste auch unsere Rechnungen Schreiben ist diese Funktion für uns sehr wichtig!

Alle Fahrer sind mit s.g. PDA’s ausgestattet. So kann jeder während der Wartezeiten nochmal nach Änderungen schauen. Handelt es sich bei dem Fahrgast um einen “Selbstzahler” hat er auch die Möglichkeit direkt über sein Handy (PDA) eine Kreditkartenzahlung anzunehmen.

Da wir seit mittlerweile ca. 2 Jahren ausschließlich nach diesem System arbeiten tragen wir praktisch alles dort ein. Auch Dinge wie Urlaub, Inspektionen usw.. So können wir erheblich leichter disponieren, vergessen wird nichts mehr.

Zum Schluss noch ein ganz wichtiger Punkt: Unsere Kunden hatten nach eigenen Angaben vorher bei großen Meetings einen Arbeitsaufwand von ca. 6 Stunden je Sekretärin. Dieser hat sich mit MOEX - CHECKIN auf 40 Minuten verringert. Alles ist klar dokumentiert und es müssen keine Telefonate geführt, Faxe verschickt oder emails geschrieben werden.   Dadurch werden unsere Kunden selbst für absolute Preisbrecher nahezu unantastbar. Das ist allen unseren Kunden sogar eine geringe Buchungsgebühr wert!